Administrasi sekolah : Panduan Lengkap oleh Pijar Sekolah

Administrasi sekolah – Hampir di setiap sekolah pasti memiliki administrasi sekolah, namun dalam pengimplementasiannya belum dapat diketahui apakah school administration yang sudah berjalan apakah sudah optimal atau belum, namun untuk memahami school administration maka baiknya kita mempelajari pengertian dari administrasi sekolah terlebih dahulu

Apa itu administrasi sekolah / tata usaha sekolah?

Untuk lebih mengenal administrasi sekolah atau school administration sebaiknya kita mengetahui istilah dari administrasi sekolah, Administrasi sekolah terdiri 2 kata yaitu administrasi dan sekolah, berikut pengertian 2 kata tersebut :

Administrasi

Menurut Sondang. P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sekolah

Sekolah adalah suatu lembaga maupun organisasi pendidikan yang memiliki sifat formal, non formal dan informal, didirikan oleh negara, swasta maupun gabungan keduanya  dengan tujuan untuk memberikan pendidikan, mengelola dan mendidik para murid melalui proses kegiatan belajar mengajar yang diberikan oleh para pendidik atau guru.

Administrasi Sekolah

Dengan kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan school administration adalah seluruh aktivitas dimulai dari aktivitas pengendalian, pengurusan dan pengaturan yang melibatkan kerja sama beberapa pihak agar tujuan pendirian sekolah untuk memberikan pendidikan melalui proses belajar mengajar dapat berjalan dengan baik.   

Fungsi administrasi sekolah

1.Perencanaan atau planning

Perencanaan dalam fungsi school administration bertujuan untuk memberikan kejelasan bagi setiap kegiatan yang ada di sekolah agar kegiatan kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien semisal pembagian penjadwalan guru, mata pelajaran dan kelas yang diajar

2. Pengorganisasian atau organizing.

Kegiatan ini berisi tentang tata cara yang mengatur hubungan kerja guru dan karyawan ataupun antar divisi, pengorganisasian bertujuan untuk mengurangi masalah yang sering terjadi dalam bekerja, dalam melakukan pengorganisasian perlu adanya pembagian kerja yang jelas, pembagian wewenang dan tanggung jawab serta harus fleksibel dan professional

Dalam pengorganisasian terdapat beberapa aktivitas seperti 

• • • Alokasi sumber daya
    • Penetapan struktur organisasi
    • Perekrutan
    • Penyeleksian
    • Pelatihan dan pengembangan SDM
    • Penempatan kerja

3. Pengarahan atau directing

Tujuan dari pengarahan adalah agar setiap anggota warga sekolah ini dapat menjalankan tugas tugasnya dengan baik.

4. Pengkoordinasian atau coordinating

Koordinasi yang dimaksud adalah melakukan koordinasi dalam bentuk meeting, evaluasi berkala, pembentukan panitia, pembentukan buku pedoman karyawan dan guru serta siswa. 

5. Pergerakan (motivating)

Kemampuan untuk membujuk seluruh anggota sekolah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi ataupun sekolah

6. Penganggaran atau budgeting

kegiatan ini terdiri dari

• • Perencanaan biaya yang akan keluar dalam kegiatan operasional sekolah seperti pembayaran karyawan, pembayaran biaya listrik dan internet
  • Perencanaan pendapatan dana untuk memenuhi biaya operasional sekolah
  • Penggunaan dana untuk pembayaran pembiayaan
  • Pengawasan penggunaan dana
  • Evaluasi penggunaan dana

Apa manfaat administrasi sekolah / tata usaha sekolah?

1. Mempermudah kegiatan operasional sekolah

2. Memperlancar jalannya organisasi sekolah

3. Dapat mengetahui dan menyadari tugas dan kewenangan dari setiap warga sekolah

4. Mempermudah dalam menentukan batas-batas hak dan kewajiban setiap anggota sekolah

5. Dapat menghindari pembagian kerja yang tidak merata serta membuat kondisi kerja menjadi optimal.

6. Terbentuknya kerja sama antara siswa, orang tua, guru dan warga sekolah.

Daftar jenis-jenis administrasi sekolah

1. Urusan administrasi kurikulum

2. Urusan Administrasi kesiswaan

3. Urusan Administrasi Kepegawaian

4. Urusan Administrasi Keuangan

5. Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

6. Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana

7. Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dan Masyarakat

8. Urusan Administrasi Layanan Khusus

Manfaat mengimplementasi sistem administrasi sekolah

1. Data sekolah terorganisir dengan rapi

2. Memudahkan guru dalam pembuatan report
   

3. Memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pencarian data mengenai sekolah

4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data yang tersaji dengan akurat dan tepat waktu

5. Melakukan update dan edit data sekolah menjadi lebih cepat dan mudah

Tips dan trik cara menjadi staf administrasi sekolah yang baik

1. Membuat list pekerjaan dan juga skala prioritasnya

Staf administrasi tata usaha sekolah atau Staf TU pasti akan sering dihadapkan dengan berbagai dokumen yang perlu diinput, disusun, serta berbagai aktivitas lainnya seperti melakukan fotocopy, mengarsip, melayani kebutuhan siswa dan sebagainya yang sering membuat admin tenggelam dalam pekerjaan sehingga bisa membuat lupa dan bahkan tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut pada waktunya 

Untuk menghindari masalah tersebut, admin perlu menyusun list pekerjaan harian ataupun mingguan berdasarkan skala prioritas. Admin harus dapat merencanakan pekerjaan dari yang paling penting dan mendesak sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan pada waktunya, selain itu dengan membuat list pekerjaan admin tidak lupa dalam mengerjakan tugasnya dan bahkan bisa membantu bantuan satu tim untuk membantu jika pekerjaan tersebut dirasa tidak dapat dikerjakan sendiri dengan baik.

List ini dapat berupa sticky notes / kertas, menggunakan catatan digital seperti excel ataupun menggunakan aplikasi to do list seperti microsoft todo, evernote, google keep dan aplikasi lainnya, dengan list pekerjaan ini, admin juga dapat mempermudah dalam memilih pekerjaan melaporkan pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. 

2. Wajib dapat mengoperasikan aplikasi perkantoran dengan baik

Untuk menjadi staf admin yang baik tentu perlu dapat menguasai aplikasi ini dengan baik, seperti microsoft excel, google sheet, Microsoft word, google docs, Microsoft powerpoint, google slides, google mail dan yahoo mail ataupun aplikasi email sekolah agar dapat menjalankan tugas administrasi dengan baik selain itu staf admin juga perlu menguasai aplikasi cloud storage seperti google drive, dropbox atau Microsoft one drive untuk dapat melakukan backup serta melakukan kolaborasi dengan staf lainnya.

3. Mempelajari template ataupun struktur dokumen administrasi sekolah yang baik dan efektif

Untuk mempermudah staf admin dalam melakukan tugasnya sebaiknya staf memiliki beberapa template baku yang sudah ditentukan dan juga beberapa referensi template sejenis semisal template school administration untuk menulis email untuk reminder pembayaran uang sekolah, format dokumen untuk pembayaran uang sekolah dan sebagainya

4. Menjaga hubungan baik dengan rekan kerja

Tugas administratif membutuhkan koordinasi dari banyak pihak, maka dari itu sebaiknya memanggil rekan kerja dengan panggilan yang sopan, tidak bercanda berlebihan dan menggunakan komunikasi yang jelas agar tidak terjadi salah paham, jika terjadi masalah dengan rekan kerja sebaiknya cepat dibicarakan baik baik 

semua itu untuk menjaga produktivitas dan kenyamanan dalam bekerja

Adminsitrasi sekolah ini cukup kompleks dalam pengaplikasiannya, untuk mempermudah maka dapat menggunakan pijar sekolah untuk mengelola segala administrasi sekolah.