Berbeda dengan masa di mana siswa atau orang tuanya harus mengantre di kantor Tata Usaha untuk membayar SPP, saat ini sudah ada aplikasi keuangan sekolah yang memudahkan semua proses finansial. Semua transaksi bisa disederhanakan via online, apakah aplikasi ini membawa kelebihan dan kemudahan bagi semua pihak yang terkait? Simak penjelasannya di bawah ini. 

Definisi Aplikasi Keuangan Sekolah

Aplikasi keuangan sekolah merupakan sistem untuk mengatur administrasi keuangan sekolah yang biasanya berbentuk software. Dengan aplikasi keuangan, pengguna dapat mencatat setiap detail pembayaran siswa dengan jauh lebih mudah. Selain itu, dengan aplikasi keuangan pengguna juga bisa mencatat dan memantau aliran kas setiap unit sekolah.

Saat ini seiring dengan perkembangan teknologi yang kian pesat, aplikasi keuangan juga semakin banyak digunakan oleh sekolah untuk memudahkan proses transaksi. Beberapa transaksi yang bisa dilakukan menggunakan aplikasi keuangan sekolah adalah pembayaran iuran sekolah setiap bulan dan keperluan finansial lainnya. 

Kelebihan Aplikasi Keuangan Sekolah

Ada beberapa alasan kenapa aplikasi keuangan sekolah sangat disarankan di era pendidikan modern seperti sekarang. Berikut ini beberapa kelebihannya:

1. Mudah Diakses

Hampir semua orang menggunakan HP dan selalu membawanya ke mana-mana, mulai dari guru, staf sekolah, orang tua murid, hingga siswa. Aplikasi keuangan sekolah yang berkualitas pada umumnya didesain agar mudah digunakan dan dapat dibuka melalui berbagai perangkat, termasuk HP. Dengan begitu, pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah menggunakan dan mengaksesnya. 

2. Transaksi Lebih Mudah

Siswa atau orang tua murid tidak lagi perlu membawa uang tunai dalam jumlah besar saat harus membayar uang SPP bulanan atau biaya lainnya. Kemungkinan uang tunai hilang saat berada di kelas atau area lain di sekolah bisa dicegah dengan adanya aplikasi keuangan sekolah. 

Pihak sekolah dapat menyediakan transaksi pembayaran via online dengan beberapa metode dan orang tua cukup memilih metode yang mereka anggap paling mudah. Hanya dalam waktu beberapa detik atau paling lama beberapa menit, pembayaran sudah selesai dilakukan. Semua transaksi tercatat rapi di dalam aplikasi, lengkap dengan bukti-buktinya. Tidak perlu mengantre panjang dan tidak perlu ada interaksi secara fisik.

3. Notifikasi Secara Real-time

Begitu pembayaran sudah berhasil diterima, akan ada notifikasi terkirim yang menyatakan bahwa pembayaran sukses. Begitu juga sebaliknya, kalau transaksi gagal biasanya akan dikirim notifikasi serupa yang menyarankan untuk kembali mengulang pembayaran dalam beberapa waktu lagi atau mencoba metode lainnya. 

Adanya notifikasi secara real-time semakin memperjelas setiap transaksi yang dilakukan oleh siswa dan orang tua di aplikasi. Beberapa aplikasi yang lebih maju juga menawarkan alarm atau reminder untuk mengingatkan setiap kali waktu membayar SPP, agar tidak terlupa. 

4. Hemat Biaya dan Ramah Lingkungan

Penggunaan aplikasi mengurangi ketergantungan pada nota atau bukti pembayaran secara fisik. Dengan begitu, pengeluaran akan buku nota dan penggunaan kertas di sekolah dapat dikurangi secara signifikan. Sekolah dan orang tua dapat berkontribusi pada pelestarian lingkungan dan mengajarkan para siswa hal positif dari suatu kemajuan teknologi. 

5. Keamanan Data

Aplikasi keuangan sekolah menjamin semua data yang masuk disimpan di dalam satu database dan terlindung oleh sistem keamanan yang dapat diandalkan. Dengan begitu, siswa maupun orang tua tidak perlu khawatir privasi data mereka akan bocor hingga disalahgunakan oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab. 

Langkah-langkah Menggunakan Aplikasi Keuangan Sekolah

Salah satu kendala dalam modernisasi di dunia pendidikan adalah pihak sekolah masih awam dengan teknologi baru. Padahal sebenarnya tidak sulit untuk mempelajari teknologi baru tersebut. Agar bisa menggunakan aplikasi keuangan sekolah dengan optimal, berikut ini 3 langkah yang harus dilakukan:

1. Lengkapi Data Keuangan Sekolah

Sebelum menggunakan aplikasi keuangan , hal pertama yang perlu dilakukan adalah melengkapi dulu semua data keuangan. Baik yang berupa hard file maupun soft file perlu dikumpulkan agar pemindahan data ke aplikasi nantinya lebih mudah. 

2. Siapkan Fasilitas yang Diperlukan

Aplikasi keuangan pada umumnya bisa diakses melalui komputer yang dijamin keamanannya. Karena itu, pihak sekolah perlu menyiapkan fasilitas ini khusus untuk menangani aplikasi keuangan, lengkap dengan aksesorisnya, seperti printer dan lain sebagainya. Pilih yang spesifikasinya memadai agar penggunaan aplikasi lebih lancar. 

3. Mempelajari dan Mendidik Cara Menggunakan Aplikasi

Setelah data dan fasilitas dipenuhi, sekarang saatnya mengunduh atau memasang aplikasi keuangan yang terpercaya. Kalau sudah, tentu perlu dipelajari cara menggunakannya. Dalam satu sekolah, sebaiknya ada beberapa orang yang mampu menguasai penggunaannya. Tiap aplikasi biasanya menyediakan tutorial penggunaan atau bisa dilihat melalui blog dan YouTube. 

Isi Aplikasi Keuangan Sekolah yang Perlu Diketahui

Apa saja yang ada di aplikasi keuangan sekolah? Setiap aplikasi mungkin menawarkan menu yang berbeda-beda, tapi pada dasarnya berikut ini beberapa menu yang sudah pasti ada di dalamnya dan perlu diketahui:

1. Formulir Data Sekolah

Ini adalah hal pertama yang biasanya harus diisi saat pertama kali menggunakan aplikasi keuangan. Formulir harus diisi dengan data yang akurat. Cara mengisinya mudah, karena sudah ada kolom-kolom dan petunjuk pengisian.  

2. Menu Pembuatan Akun

Setelah mengisi data sekolah, maka pengguna akan diminta untuk membuat akun. Di sinilah semua dana akan disimpan. Jika menggunakan aplikasi berkualitas, cara menggunakannya akan dibimbing dengan mudah. Pengguna dapat menentukan pos keuangan yang diperlukan sekolah sesuai kebutuhan. 

3. Menu Otoritas User

Ini adalah menu khusus untuk admin yang menangani aplikasi keuangan . Bukan hanya satu orang yang bisa masuk ke menu ini, bahkan disarankan ada lebih dari 2 orang yang bisa masuk ke dalamnya untuk menjaga transparansi. 

4. Menu Jurnal Umum

Di jurnal umum, pengguna aplikasi keuangan dapat memasukkan semua data yang dimiliki serta melihat laporan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluarannya. Laporan keuangan jadi lebih transparan di menu ini. 

5. Menu Anggaran

Ini adalah menu yang digunakan untuk merencanakan penganggaran tertentu. Misalnya saat ada acara sekolah yang tentu saja membutuhkan dana. Rencana anggaran dapat lebih mudah dibuat di menu ini dan tersedia secara transparan untuk semua pihak yang berkepentingan melihatnya. 

Menerapkan aplikasi keuangan sekolah dengan tepat akan membawa berbagai kemudahan bagi pihak sekolah, siswa, dan orang tua. Tak hanya berdampak pada aktivitas penggunanya, tapi bahkan pada pelestarian lingkungan. 

Pijar Sekolah sebagai bagian dalam perkembangan pendidikan di Indonesia agar bergerak ke arah yang lebih baik berkomitmen untuk membuat pendidikan di Indonesia lebih merata dan melek teknologi. Temukan berbagai fitur menariknya yang dapat dimanfaatkan untuk pembelajaran digital di web Pijar Sekolah sekarang juga!